AI Automation Manager, seit 09/2025
Recruiting-Automatisierung mit n8n und KI-Telefonie
Bewerbungseingang, telefonische Vorqualifizierung und Vorstellung beim Kunden für die TOPEOPLE Group GmbH, eine Personalberatung in Frankfurt am Main
- KI-Anrufe im Monat
- 1.900
- automatisch ausgewertet, unter 1 % fehlgeschlagene Läufe
- Vorstellungen im Monat
- ~300
- als fertiger Entwurf, verschickt erst nach Freigabe
- aktive n8n-Workflows
- 60+
- über 40.000 Ausführungen im Monat
Der Workflow in n8n
Ausgangslage
Die TOPEOPLE Group ist eine Personalberatung in Frankfurt am Main, und jeden Monat kommen rund 1.400 neue Kandidaten in ihr ATS. Vor der Automatisierung rief ein Recruiter jeden davon selbst an, meist am selben Tag, und auch die Schritte danach liefen von Hand: die Antworten ins ATS übertragen, den Lebenslauf ins Firmenlayout bringen, die Vorstellung an den Kunden schreiben, absagen. Bei diesem Volumen frisst die Routine genau die Zeit, die ein Recruiter für die Gespräche braucht, die nur ein Mensch führen kann.
Lösung
- Telefonische Vorqualifizierung durch eine KI-Assistentin: Ein n8n-Workflow prüft zwischen 7 und 21 Uhr alle vier Minuten, ob neue Kandidaten im ATS sind, und startet den Anruf über Twilio mit einer Stimme von ElevenLabs. Wer nicht abnimmt, bekommt bis zu fünf weitere Versuche.
- GPT wertet jedes Gespräch aus und schreibt das Ergebnis direkt zum Kandidaten ins ATS.
- Aus dem Qualifizierungsformular des Recruiters entstehen rund 30 Felder im ATS und daraus die Vorstellungsmail an den Kunden. GPT schreibt sie, sie liegt mit Lebenslauf als Entwurf in Outlook und geht erst hinaus, wenn ein Mensch sie freigegeben hat.
- Datenschutz im Prompt: Gehalt, Geburtsdatum und Kontaktdaten des Kandidaten gelangen nicht in die Vorstellung an den Kunden.
- Lebenslauf im Firmenlayout als PDF oder Word per Klick, dank Texterkennung auch aus eingescannten Unterlagen.
- Bewerbungen über die Website landen mit Dublettenprüfung im ATS und werden reihum auf die Recruiter verteilt.
- Absagen gehen automatisch hinaus, je nach Stellenlage 500 bis 1.500 im Monat.
- Fehlerbehandlung in drei Stufen: 27 Fehler-Auslöser melden sich sofort in Slack, ein nächtlicher Abgleich prüft die Daten gegen das ATS, und einmal pro Woche kommt eine Fehlerübersicht.
Ergebnisse
meist am selben Tag, von Hand
nach wenigen Minuten, automatisch, zwischen 7 und 21 Uhr
- fehlgeschlagene Läufe bei rund 1.900 ausgewerteten KI-Anrufen im Monat
- < 1 %
- Vorstellungsmails im Monat als fertiger Entwurf; was an den Kunden geht, entscheidet weiterhin der Recruiter
- 300
- Absagen im Monat, je nach Stellenlage bis 1.500, ohne Handarbeit verschickt
- 500+
- Ausführungen im Monat in über 60 aktiven Workflows
- 40.000+
- Neue Kandidaten bekommen zwischen 7 und 21 Uhr wenige Minuten nach dem Eingang ihren ersten Anruf; vorher geschah das meist am selben Tag
- Die eigene CRM-Plattform, deren Entwicklung ich seit 03/2026 leite, übernimmt diese Abläufe nach und nach; dazu gibt es eine eigene Fallstudie
Technologie-Stack
- n8n
- OpenAI
- ElevenLabs
- Twilio
- RecruitCRM
- Microsoft Outlook
- Slack
- Texterkennung (OCR)
Soll Ihr Recruiting auch so laufen?
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