n8n & Zapier Spezialist
n8n Freelancer für Workflow-Automatisierung
Ich baue Automatisierungen mit n8n und Zapier, die Ihre Tools verbinden, manuelle Arbeit abschaffen und Prozesse messbar beschleunigen. Als AI Automation Manager und n8n Experte automatisiere ich täglich Recruiting- und Vertriebsprozesse in der Praxis, nicht nur in Demos. Sie bekommen Workflows, die produktiv laufen: mit Monitoring, Fehlerbehandlung und sauberer Dokumentation.
Tools verbinden
CRM, ATS, E-Mail, Formulare und interne Systeme tauschen Daten automatisch aus, statt per Copy-and-paste.
Prozesse beschleunigen
Wiederkehrende Abläufe wie Lead-Routing, Kandidaten-Screening oder Reporting laufen ohne manuelle Zwischenschritte.
KI einbinden
GPT-Modelle übernehmen Klassifizierung, Anreicherung und Texterstellung direkt im Workflow.
Auslöser
Etwas passiert
Webhook, Web-Formular, neue E-Mail oder ein Zeitplan startet den Workflow.
Schritt
Daten prüfen und mappen
Validierung, Feld-Mapping und Routing, damit im Zielsystem nichts Halbes ankommt.
Schritt
KI, wo sie trägt
GPT-Anreicherung, Klassifizierung oder Textbausteine, als Schritt im Workflow.
Ziel
Daten landen richtig
CRM, ATS, E-Mail und interne Tools, über REST und Webhooks mit OAuth2 oder JWT.
Läuft durchgehend mit: Monitoring, Fehlerbehandlung sowie Rate-Limit- und Retry-Strategien. Ein Workflow, der nachts still ausfällt, ist keiner.
Leistungen im Überblick
- Entwicklung individueller n8n-Workflows (self-hosted oder Cloud)
- Zapier-Automatisierungen und Migration bestehender Zaps zu n8n
- API-Anbindungen und Webhooks (REST, OAuth2/JWT)
- CRM- und ATS-Automatisierung (HubSpot, RecruitCRM, Personio)
- Web-Formulare mit Validierung, Routing und Datenmapping an n8n anbinden
- KI-Schritte im Workflow: GPT-Anreicherung, Klassifizierung, Textbausteine
- Monitoring, Fehlerbehandlung, Rate-Limit- und Retry-Strategien
So läuft ein Projekt ab
- 01
Analyse
Wir schauen uns Ihre Prozesse und Tools an und finden die Abläufe mit dem größten Automatisierungspotenzial.
- 02
Konzept
Sie erhalten einen konkreten Workflow-Entwurf mit Aufwandsschätzung, nach Absprache als Fest- oder Stundenpreis.
- 03
Umsetzung
Ich baue die Workflows, teste sie mit echten Daten und richte Monitoring und Fehlerbehandlung ein.
- 04
Übergabe & Wartung
Dokumentierte Übergabe, auf Wunsch mit laufender Wartung und Weiterentwicklung.
Stundensatz
90 bis 135 € nach Absprache und je nach Projektumfang
90 bis 135 € pro Stunde, nach Absprache und je nach Projektumfang. Für klar umrissene Workflows und Integrationen sind auch Festpreise möglich. Orientierung: Der Median für IT-Freelancer liegt laut Freelancer-Kompass 2026 bei 95 € pro Stunde.
Ergebnis aus der Praxis
-80%
Durchlaufzeit im Recruiting
Bei der TOPEOPLE Group GmbH in Frankfurt, meinem Arbeitgeber, habe ich Recruiting- und interne Prozesse mit n8n und Zapier automatisiert. Die Durchlaufzeiten sanken um rund 80 Prozent.
Zur Case Study Recruiting-AutomatisierungHäufige Fragen
- Was kostet eine n8n-Automatisierung?
- Mein Stundensatz liegt bei 90 bis 135 € nach Absprache und je nach Projektumfang. Kleine Workflows sind oft in wenigen Stunden umgesetzt, komplexe Integrationen mit mehreren Systemen kalkuliere ich nach einem kostenlosen Erstgespräch transparent als Fest- oder Stundenpreis.
- n8n oder Zapier: was passt besser zu meinem Unternehmen?
- Zapier ist schnell eingerichtet und gut für einfache Standard-Verknüpfungen. n8n kann komplexere Logik, ist bei vielen Ausführungen deutlich günstiger und lässt sich self-hosted betreiben, womit Daten in Ihrer Infrastruktur bleiben. Das ist besonders für DSGVO-sensible Prozesse relevant. Ich arbeite täglich mit beiden und berate Sie ehrlich, welches Tool passt.
- Wie lange dauert ein typisches Automatisierungsprojekt?
- Ein einzelner Workflow ist meist innerhalb weniger Tage produktiv. Umfangreichere Automatisierungen mit CRM- oder ATS-Anbindung dauern je nach Umfang wenige Wochen. Den konkreten Zeitrahmen stimmen wir vorab ab.
- Können Sie bestehende Systeme wie HubSpot oder Personio anbinden?
- Ja. Ich habe unter anderem HubSpot, RecruitCRM und Personio über REST-APIs, Webhooks und OAuth2 angebunden, inklusive Rate-Limit- und Retry-Strategien für einen stabilen Datenaustausch.
- Übernehmen Sie auch Wartung und Weiterentwicklung?
- Ja, nach Absprache betreue ich Workflows auch nach der Übergabe, überwache sie und entwickle sie weiter, wenn sich Ihre Prozesse ändern.
- Arbeiten Sie remote oder vor Ort?
- Beides. Ich sitze in Frankfurt am Main und arbeite im Rhein-Main-Gebiet auch gerne vor Ort, ansonsten remote in ganz Deutschland, Österreich und der Schweiz.
- Arbeiten Sie auch für Unternehmen in Österreich und der Schweiz?
- Ja. Automatisierungsprojekte laufen ohnehin fast vollständig remote: Abstimmung per Video, Zugriff auf die Systeme über die üblichen Freigaben, Übergabe dokumentiert. Mein Standort ist Frankfurt am Main, die Zeitzone ist dieselbe, und Anfragen beantworte ich innerhalb von 24 Stunden. Vor Ort komme ich im Rhein-Main-Gebiet, für Termine in Wien oder Zürich klären wir Aufwand und Reise vorher.
- Bleiben unsere Prozessdaten in der EU?
- Ja, wenn Sie das brauchen. n8n lässt sich self-hosted auf Ihrer eigenen Infrastruktur oder bei einem Anbieter mit Rechenzentrum in Deutschland oder der EU betreiben, sodass keine Prozessdaten das Unternehmen verlassen. Für KI-Schritte lassen sich Modelle mit EU-Verarbeitung einsetzen, etwa Azure OpenAI mit EU-Region, mit PII-Filterung vor dem Modellaufruf. Wo KI-Systeme direkt mit Menschen sprechen, gilt seit August 2026 die Transparenzpflicht aus Artikel 50 des EU AI Act, in Deutschland und Österreich gleichermaßen.
Welcher Ablauf frisst bei Ihnen die meiste Zeit?
Beschreiben Sie ihn in zwei Sätzen, mit den Systemen, die daran hängen. Sie bekommen innerhalb von 24 Stunden eine Einschätzung, ob n8n dafür das richtige Werkzeug ist oder ob es einfacher geht.
Workflow anfragenKostenloses Erstgespräch · Frankfurt und remote in Deutschland, Österreich und der Schweiz